Huishoudelijk Reglement

Huishoudelijk Reglement
Fotokring Uithoorn

Dit huishoudelijk reglement is vastgesteld in de Buitengewone Ledenvergadering van 10 mei 2016

Artikel 1: NAAM

De vereniging draagt de naam FOTOKRING UITHOORN (verder te noemen FOTOKRING) en is gevestigd te Uithoorn.
De FOTOKRING UITHOORN is een vereniging met beperkte rechtsbevoegdheid en als zodandig onder deze naam ingeschreven bij de Kamer van Koophandel.

Artikel 2: DOEL

De vereniging stelt zich ten doel: het bevorderen van de vrijetijds-fotografie in de ruimste zin van het woord, en het vervullen van een centrum-functie voor de vrijetijdsfotografie in de regio Amstelland. Met een centrum-functie wordt bedoelt het bieden van een centrale plek in een netwerk van vrijetijdsfotografen.

Artikel 3: MIDDELEN

De middelen om het doel te bereiken zijn onder andere:

  • Het bevorderen en stimuleren van de vrijetijdsfotografie aan de hand van een actief jaarprogramma en kennis-deling;
  • Het organiseren van en deelnemen aan foto- wedstrijden, exposities e.d.;
  • Het houden of bijwonen van instructie- en voorlichtingsavonden;
  • Deelname aan diverse afdelings- en bondsactiviteiten.
  • Het publiceren van relevante en actuele informatie op de Fotokring website en andere sociale media
  • Het stimuleren en faciliteren van leden initiatieven die bijdragen aan het bereiken van het doel van de vereniging, zoals bijvoorbeeld fototrips, museum-bezoeken, cursussen etc.

Artikel 4: LEDEN

De vereniging wordt gevormd door leden en ereleden.

Artikel 5: ERELEDEN

Ereleden zijn leden die zich meer dan gemiddeld verdienstelijk hebben gemaakt voor de FOTOKRING. Ereleden kunnen eventueel niet meer tot de actieve leden behoren. Ereleden worden benoemd op voordracht van het bestuur of van tenminste 5 leden. De benoeming dient de instemming te hebben van tenminste 40% van de leden ten tijde van de voordracht. Ereleden hebben het recht de kringavonden te bezoeken.
Ereleden zijn vrijgesteld van het afdragen van lidmaatschapsgeld voor de vereniging ; er hoeft derhalve alleen lidmaatschapsgeld voor de Fotobond en de afdeling Kennemerland te worden afgedragen.

Artikel 6: AANVANG EN BEËINDIGING LIDMAATSCHAP
Het lidmaatschap van de vereniging vangt aan door:

  • Het ontvangen, per email, van een bevestiging van het lidmaatschap van de secretaris van het bestuur, en
  • Het betalen van de contributie voor het verenigingsjaar.
    Het verenigingsjaar is de periode zoals bepaald in artikel 13, dan wel een evenredig deel daarvan wanneer het lidmaatschap gedurende het lopend verenigingsjaar aanvangt. Een evenredig deel is een n/12e deel van de contributie voor het verenigingsjaar, waarbij n het aantal maanden is van de aanvang van het lidmaatchap tot het einde van het verenigingsjaar.
    Vóór het betalen van de contributie wordt het aankomend lid dit Huishoudelijk Rgelement ter kennisneming per email toegezonden.  
    Door het betalen van de contributie verklaart het aankomend lid zich akkoord met de bepalingen in het Huishoudelijk Regelement. 
    Door het betalen van de contributie wordt het aankomend lid automatisch lid van de vereniging zoals bedoeld in artikel 1 en 4, de  Bond van Nederlandse Amateurfotografen Verenigingen (de Fotobond) en hun afdeling Kennemerland. Dit lidmaatschap loopt van 1 januari tot en met 31 december.  

Het lidmaatschap eindigt aan het eind van het verenigingsjaar door:

  • De schriftelijke opzegging per email door het lid bij de secretaris of de penningmeester, uiterlijk in de maand juli van het verenigingsjaar.
    Het verenigingsjaar is de periode zoals bepaald in artikel 13.
    Na opzegging blijft het opzeggend lid tot en met 31 december van dat kalenderjaar lid van de Bond van Nederlandse Amateurfotografen Verenigingen (de Fotobond) en hun afdeling Kennemerland. 
    Er vindt in geen geval enige restitutie plaats van reeds betaalde contributie voor het verenigingsjaar. 
    Het opzeggend lid wordt gehouden aan het voldoen van de aangegane verplichtingen voor het verenigingsjaar zoals beschreven in dit Huishoudelijk Regelement.
  • Royement, hetgeen kan plaatsvinden als gevolg van wangedrag of het niet nakomen van geldelijke verplichtingen ten opzichte van de FOTOKRING. Royement vindt plaats op voordracht van het bestuur of van tenminste 5 leden uit de vergadering en dient te worden goedgekeurd door ten minste 40% van de leden ten tijde van het voorstel daartoe.
    het royement wordt schriftelijk aangezegd door de secretaris van het bestuur en bevestigd per email en gaat in op de datum van de dagtekening van de schriftelijke aanzegging.
    Het geroyeerd lid kan geen aanspraak meer maken op aangegane verplichtingen voor het verenigingsjaar zoals beschreven in dit Huishoudelijk Regelement.
    Er vindt in geen geval enige restitutie plaats van reeds betaalde contributie voor het verenigingsjaar. 
  • Overlijden
    Er vindt restitutie van een evenredig deel van de reeds betaalde contributie voor het verenigingsjaar plaats aan de rechthebbenden.
    Een evenredig deel is een n/12e deel van de contributie voor het verenigingsjaar, waarbij n het aantal maanden is van de aanvang van het lidmaatchap tot het overlijden.

Het lidmaatschap wordt in alle andere gevallen automatisch verlengd voor een geheel verenigingsjaar, met de verplichting om de contributie te voldoen ten uiterste in oktober van het verenigingsjaar.

Het bestuur kan besluiten om in uitzonderlijke gevallen af te wijken van bovengenoemde bepalingen, onder vastlegging van de besluitvorming in het jaarverslag. 

Artikel 7: BESTUUR

Het bestuur bestaat uit minimaal 5 en maximaal 6 leden, te weten: de voorzitter, de secretaris, de penningmeester en 2 of 3 algemene bestuursleden. De zittingsduur van elk individueel lid is drie jaar. Na het verstrijken van deze periode dienen zij af te treden. De aftredende bestuursleden zijn terstond herkiesbaar. Het bestuur kan tussentijds bestuursfuncties wijzigen en aan personen toewijzen, na melding aan de leden tijdens een normale kringavond.

In iedere jaarvergadering wordt het actuele aftreedrooster aan de leden voorgelegd.

Artikel 8: TAAK BESTUURSLEDEN

Het bestuur is belast met de volgende taken:

  • De algemene leiding van de vereniging, het openen van de bijeenkomsten en het leiden van de bijeenkomsten;
  • Het verzorgen van alle correspondentie met betrekking tot de FOTOKRING, het bijhouden van de ledenlijst en het maken van de notulen bij de jaarvergadering;
  • Het zorg dragen voor het jaarverslag Het opstellen van de agenda van de jaarvergadering en het aangeven van welke bestuursleden aftreden;
  • Het uitvoeren van de tijdens de jaarvergadering genomen besluiten
  • Het opstellen van het jaarprogramma van activiteiten, in samenhang met het financieel beleid voor een verenigingsjaar.
  • Het beheren van de financiën van de vereniging, het zorgen voor de inning van de contributie en het bijhouden van een behoorlijke administratie van de inkomsten en uitgaven;
  • Het bijhouden van de ledenlijst;
  • De communicatie met de Fotobond (incl de afd Kennemerland) aangaande de ledenlijst en de bestuurssamenstelling.
  • Het uitbrengen van financieel verslag, in ieder geval aan het eind van elk verenigingsjaar;
  • Het opstellen van een begroting voor het komende seizen, te bespreken en goed te keuren door de leden;
  • Het bepalen van het financieel beleid van de vereniging, onder goedkeuring van de leden.

 
De bijzondere taken van de penningmeester ten aanzien van de financiën van de vereniging zijn in Artikel 10 vastgelegd. 

Artikel 9: AANSPRAKELIJKHEID

bestuursleden kunnen nimmer aansprakelijk worden gesteld voor welke schade dan ook, zowel in als buiten het verenigingsverband (bijvoorbeeld als gevolg van het niet of niet goed functioneren van apparatuur, materialen of andere middelen die de FOTOKRING aan de leden ter beschikking stelt).
De vereniging gaat uitsluitend financiële verplichtingen aan met een looptijd tot uiterlijk 31 december van het kalenderjaar waarin het verenigingsjaar eindigt.
De liquiditeit van de vereniging is minimaal gelijk aan de hoogte van de vaste uitgaven van het afgelopen verenigingsjaar.

Artikel 10: TAAK PENNINGMEESTER

De penningmeester is verantwoordelijk voor de financiële afhandeling van verplichtingen die voortkomen uit activiteiten aangaande het jaarprogramma en het lidmaatschap van de Fotobond.
De penningmeester beheert de betaal-en spaarrekening van de vereniging.
De penningmeester houdt boek over de in- en uitgaven en de liquiditeit van de vereniging. 
De penningmeester beschikt over een actuele lijst van eigendommen van de vereniging. 
De penningmeester ziet toe op het aangaan van verplichtingen en de liquiditeit zoals beschreven in artikel 9.    

Artikel 11: BESTUURSVERKIEZING

De bestuursverkiezing vindt elk verenigingsjaar plaats op de jaarvergadering of op een door de voorzitter aangewezen bijeenkomst. Het bestuur stelt schriftelijk kandidaten voor. De leden zijn gerechtigd om tot aan de verkiezing schriftelijk één of meerdere tegenkandidaten te stellen bij de secretaris. Kandidaten stellen zich beschikbaar voor één of meer op dat moment verkiesbare bestuursfunctie(s). Kandidaten kunnen zich alleen met toestemming van de voorzitter kandidaat stellen voor een bestuursfunctie die niet in dat verenigingsjaar (volgens schema) verkozen dient te worden. Een bestuursverkiezing is geldig indien méér dan de helft van de bij de secretaris geregistreerde leden aanwezig is. Leden die niet tijdens de verkiezing aanwezig kunnen zijn worden in staat gesteld een schriftelijke verkiezingsmachtiging in te dienen. Hierdoor worden deze stemmen in de uiteindelijke stemming meegeteld als zouden zij aanwezig zijn geweest. Als het vereiste aantal leden niet aanwezig is maar wel minimaal méér dan 40% van de bij de secretaris geregistreerde leden (inclusief de leden die een machtiging hebben afgegeven) stelt de voorzitter voor tot een buitengewone ledenvergadering over te gaan, waarover gestemd dient te worden. De voorzitter wordt separaat van de overige bestuursleden gekozen.

Elke stemming is geheim, wordt schriftelijk gehouden en de meerderheid van stemmen is beslissend. Het bestuur is verantwoordelijk voor het tellen van de stemmen en de ordelijke afwikkeling.
Nieuw gekozen bestuursleden komen het volgende verenigingsjaar formeel in functie door het inschrijven in het register van de Kamer van Koophandel. Nieuwe bestuursleden worden direct na hun verkiezing informeel betrokken bij bestuursbesluiten en het samenstellen van het nieuwe programma.

Artikel 12: GELDMIDDELEN

De geldmiddelen van de vereniging bestaan uit:

  • contributie van de leden;
  • donaties en subsidies;
  • eventuele andere inkomsten;
  • de eventuele boekwaarde van de goederen zoals beschreven in de inventarislijst.

Artikel 13: VERENIGINGSJAAR 

Het verenigingsjaar loopt van 1 september van een kalenderjaar, tot en met 31 augustus van het daaropvolgende kalenderjaar.
In het verenigingsjaar wordt minimaal één keer per maand een bijeenkomst gehouden, met uitzondering van de maand Juli.
Het streven is om tenminste éénmaal per 14 dagen een bijéénkomst te houden. 

Artikel 14: JAARVERGADERING

Èénmaal per jaar, in de maand mei, vindt de jaarvergadering plaats. Er vindt een evaluatie plaats van het afgelopen verenigingsjaar en er wordt met de leden overleg gepleegd met betrekking tot de plannen voor het komende verenigingsjaar. De genomen besluiten nav van dit overleg worden door het bestuur uitgevoerd.

Artikel 15: BEVOEGDHEID TOT HET NEMEN VAN BESLUITEN

Er worden bijeenkomsten in het kader van artikel 2 en 3, en vergaderingen gericht op bestuur en beleid van de FOTOKRING onderscheiden. Een vergadering wordt gehouden op initiatief van de voorzitter en is (door of via de secretaris) aan alle leden minimaal 10 dagen van tevoren bekend gemaakt onder vermelding van de te behandelen onderwerpen. Een vergadering is tot het nemen van besluiten gerechtigd, indien ten minste 40% van de leden op de vergadering aanwezig is.

Artikel 16: KASCONTROLE COMMISSIE

In de periode augustus/september worden twee leden belast met de controle van de financiële administratie die de penningmeester gedurende het afgelopen verenigingsjaar heeft onderhouden. De kascontrole commissie heeft de taak de boeken over het afgelopen verenigingsjaar te controleren op aanwezigheid, volledigheid en juistheid.
De controle vindt tevens plaats bij tussentijdse verandering van het penningmeesterschap. Het verslag van de kascontrole commissie wordt aan de leden gepresenteerd.

Artikel 17: COMMISSIES

Het bestuur kan het instellen van een Commissie initiëren.
De commissie functioneert onder de verantwoordelijkheid van het bestuur.
Een  Commissie bestaat uit tenminste 3 leden. De secretaris zal de leden daartoe uitnodigen en zal hun deelname aan een Commissie per email bevestigen.
Een Commissie kan belast worden met het selecteren van inzendingen voor landelijke wedstrijden – zoals de Bondsfotowedstrijd – die namens de FOTOKRING worden ingezonden en voor exposities, of voor andere, door het bestuur te benoemen, activiteiten.

Artikel 18: APPARATUUR

Voorwaarde voor het lenen van apparatuur is dat men een op naam gestelde schriftelijke bevestiging geeft van de (goede) staat waarin het mee te nemen materiaal verkeert. Het materiaal dient in dezelfde staat te worden teruggebracht als waarin het bij uitleen is ontvangen. De apparatuur blijft eigendom van de FOTOKRING en het bestuur heeft te allen tijde het recht de apparatuur met onmiddellijke ingang terug te vorderen.
De verlangde vergoeding zal nimmer de actuele marktwaarde van de apparatuur overschrijden.

Artikel 19: VERGOEDING

Bij het in gebreke blijven van de verplichtingen, zoals gesteld in artikel 18, bepaalt het bestuur, aan de hand van de eventuele vermissing of beschadiging, de vergoeding die van het lid wordt verlangd. Het betreffende lid is in dat geval verplicht hieraan te voldoen.

Artikel 20: CORRESPONDENTIE EN COMMUNICATIE

Voor de correspondentie en/of communicatie tussen bestuur en leden – en dus ook voor schriftelijke mededelingen van of aan het bestuur zoals bedoeld in dit Huishoudelijk Reglement – mag gebruik worden gemaakt van email.

Artikel 21: ONTBINDING VAN DE VERENIGING

De vereniging wordt ontbonden door een besluit van een vergadering (artikel 15). Bij ontbinding zullen de eigendommen van de vereniging bij opbod aan de leden die op dat moment op de vergadering aanwezig zijn worden verkocht, dan wel via marktkanalen worden verkocht. De opbrengst van deze verkoop, en een eventueel batig saldo van de financiële middelen, zal na aftrek van alle verenigingskosten, in overleg met de aanwezige leden aan een nader te bepalen doel worden geschonken.
De individuele leden kunnen nimmer aanspraak maken op een deel van dit batig saldo, dan wel de opbrengst van de verkoop van de apparatuur. De enige uitzondering hierop heeft betrekking op betaalde contributie voor komende verenigingsjaren. Deze kan op verzoek worden gerestitueerd.

Artikel 22: HUISHOUDELIJK REGLEMENT

Aanvaarding van het lidmaatschap van de FOTOKRING betekent automatisch dat men
bekend is en akkoord gaat met dit reglement en dit als zodanig zal naleven.
In gevallen waarin dit reglement niet voorziet, beslist het bestuur.

Hiermede vervallen alle eerder opgestelde huishoudelijke reglementen.

Uithoorn,  23 januari 2018.

de voorzitter:                    _____ René Wolbers __________________

de secretaris:                    _____ Louise Wolffensperger-Walraven____

de penningmeester: _____ Helen Witte ____________________